Il est possible de mémoriser une petite note (+/- 200 caractères) associée à un document de type "achat" ou de type "vente".
La même possibilité est offerte au niveau des lignes d'un document d'achat ou de vente.

Cette amélioration nécessite une adaptation de la base de données de GICA. En fonction de l'adaptation, la possibilité d'annotation sera disponible dans les cas suivants:

• Sur les documents de type "vente".
• Sur les documents de type "achat".
• Sur les lignes d'un document de type "vente".
• Sur les lignes d'un document de type "achat".

Nous pouvons donc procéder à 4 modifications de la base de données, chaque modification activant une de ces quatre fonctions.
Il est important de savoir que même en autorisant les quatre possibilités, aucun espace disque ne sera consommé tant qu'une note n'est pas mémorisée. De plus, chaque note ne consomme que le nombre de caractères qui la compose.

En pratique, lorsqu'on affiche un document, si la prise de notes est possible, l'option <N>ote est proposée. En cliquant sur cette option, une fenêtre s'ouvre pour permettre l'encodage ou la modification de la note.

Si la prise de note est possible au niveau des lignes d'un document, il faut passer en mode "déplacement dans le tableau des lignes".
A chaque ligne pointée, si un texte existe, il y a affichage d'un avertissement dans la zone d'aide. En utilisant la touche <N> on peut ajouter ou modifier un texte associé à la ligne.

L'avantage d'une note associée à une ligne d'un document par rapport à l'ajout d'une ou de plusieurs lignes de type "Commentaire" au-dessus ou en-dessous de cette ligne réside dans le fait  que la note sera liée à la ligne dans la base de données. Les lignes commentaire apportent une solution lors de l'impression ou la consultation d'un document mais il serait très compliqué (voire impossible) d'automatiser un traitement qui associerait une ligne article avec des lignes commentaire. Ici, on pourrait par exemple trouver toutes les lignes qui ont le mot "demande" dans la note associée.